Bagi warga yang baru pindah ke Lombok atau Sumbawa, urusan administrasi kependudukan sering jadi momok. Padahal, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) di 10 kabupaten/kota di NTB—dari Kota Mataram hingga Kabupaten Sumbawa Barat—sudah menerapkan sistem pelayanan daring terintegrasi sejak beberapa tahun terakhir. Kuncinya ada pada kesiapan dokumen awal dan pemahaman alur verifikasi di tingkat desa/kelurahan.
Prosesnya memang berbeda tipis antara warga yang sudah ber-KTP domisili NTB dengan pendatang yang baru mengurus pindah datang. Berikut urutan langkah yang bisa kamu ikuti, mulai dari persiapan berkas hingga pengambilan dokumen fisik.
1. Aktivasi IKD dan Cek Status Perekaman di Disdukcapil
Sebelum mengurus dokumen baru, pastikan data kamu sudah aktif di sistem. Aktivasi Identitas Kependudukan Digital (IKD) kini bisa dilakukan mandiri lewat ponsel, tapi butuh kode aktivasi dari petugas. Datang langsung ke kantor Disdukcapil setempat dengan membawa KTP-el dan ponsel pribadi.
Untuk warga yang belum pernah merekam KTP, cek dulu jadwal perekaman keliling. Di Kabupaten Lombok Tengah misalnya, layanan jemput bola rutin diadakan di kantor desa setiap pekan ketiga. Proses perekaman hanya butuh waktu 5-10 menit jika antrean tidak panjang.
2. Urus Surat Pengantar di Kantor Desa/Kelurahan
Semua pengurusan KTP, KK, dan akta tetap wajib melalui surat pengantar dari desa/kelurahan. Bedanya, kini banyak desa di NTB yang sudah memakai aplikasi digital untuk menerbitkan surat ini. Bawa fotokopi KK dan KTP pemohon, lalu minta tanda tangan kepala desa/lurah pada kolom yang tersedia.
Jika kamu perantau yang baru pindah, proses ini memakan waktu lebih lama karena butuh verifikasi domisili. Petugas desa biasanya akan melakukan cek lokasi terlebih dahulu. Pastikan kamu membawa surat keterangan pindah dari daerah asal saat melapor.
3. Proses Verifikasi di Disdukcapil: Datang Pagi atau Manfaatkan Layanan Online
Setelah surat pengantar lengkap, serahkan berkas ke loket Disdukcapil. Sebagian besar kantor di NTB—termasuk Disdukcapil Kota Bima dan Kabupaten Sumbawa—menerima pengajuan melalui WhatsApp resmi untuk pengecekan berkas awal. Ini memangkas antrean di loket fisik.
Untuk pengurusan akta kelahiran dan akta kematian, dokumen yang wajib disiapkan adalah surat keterangan dari rumah sakit atau puskesmas, serta saksi jika diperlukan. Proses penerbitan akta biasanya selesai dalam 3-5 hari kerja setelah data dinyatakan valid. Untuk KTP-el dan KK, tunggu hingga status "Tercetak" di sistem sebelum datang ke kantor.
4. Pengambilan Dokumen dan Aktivasi KTP Digital
Jangan langsung pulang setelah menyerahkan berkas. Tanyakan estimasi waktu penyelesaian dan minta nomor tiket pelacakan. Beberapa Disdukcapil di NTB mengirimkan notifikasi SMS saat dokumen sudah siap. Jika tidak ada notifikasi, kamu bisa cek status secara mandiri di website resmi Disdukcapil kabupaten/kota masing-masing.
Setelah KTP-el dan KK jadi, jangan lupa aktivasi IKD di loket yang sama. KTP digital ini kini diterima di banyak layanan publik di NTB, termasuk saat mengurus perpanjangan SIM di Polres atau mendaftar BPJS Kesehatan. Simpan QR code IKD di aplikasi resmi, jangan di screenshot galeri.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah bisa mengurus KTP dan KK di NTB tanpa pulang ke kampung halaman?
Bisa, selama kamu sudah pindah domisili resmi. Prosesnya tetap dimulai dari kelurahan tujuan, bukan langsung ke Disdukcapil. Siapkan surat keterangan pindah dari daerah asal.
Berapa lama proses pembuatan akta kelahiran di NTB?
Rata-rata 3-5 hari kerja setelah berkas lengkap dan terverifikasi. Jika ada kekurangan data, proses bisa molor hingga 2 minggu. Pastikan nama di surat keterangan lahir dari rumah sakit sama persis dengan yang diinginkan.
Apa bedanya IKD dengan KTP-el fisik?
IKD adalah versi digital yang terhubung dengan database Dukcapil pusat. Fungsinya sama, tapi tidak semua instansi di daerah menerima. Bawa keduanya saat mengurus keperluan penting.
Bagaimana cara mengurus akta kelahiran untuk orang dewasa yang belum punya?
Kamu bisa mengajukan permohonan akta kelahiran terlambat dengan membawa bukti-bukti kuat seperti ijazah, rapor, atau surat keterangan dari sekolah. Prosesnya lebih lama karena butuh verifikasi data dari Disdukcapil provinsi.
Urusan administrasi di NTB sebenarnya sederhana jika dokumen awal lengkap. Kesalahan paling umum adalah datang ke Disdukcapil tanpa surat pengantar dari kelurahan, yang akhirnya membuat perjalanan sia-sia. Mulai selalu dari tingkat desa, lalu lanjutkan ke kabupaten/kota.
